O que preparar antes de começar

Meia hora de preparo sua vale dias de agente certo. Nada da lista exige conhecimento técnico.

Por que preparar

O prazo de 7 dias até você usar o agente começa a contar na entrevista. O que chega pronto ali encurta a construção; o que fica para depois atrasa. E o agente nasce do que você contar: se a lista de sistemas vier pela metade, ele enxerga pela metade.

A lista, item por item

1. Os acessos de leitura, autorizados por escrito

Acesso de leitura quer dizer que o agente consegue ver, e não consegue mudar. Nos seus sistemas ele lê a ficha, a agenda, a fila; efetivar, pagar, protocolar continua sendo com você, por desenho.

Decida antes da conversa o que ele pode ler: quais caixas de e-mail (a sua, a da equipe, a do setor), qual agenda, quais sistemas. E deixe isso por escrito, numa mensagem ou no termo do piloto: é o que define até onde ele enxerga, e nada além. Não leve senha para a entrevista: ali vocês combinam o que ele vê; como passar cada acesso com segurança o Jonas orienta depois, e nunca por áudio.

2. Três e-mails do seu próprio tom

Escolha três e-mails que você escreveu e gostou. Não os mais bonitos: os que soam como você. Um para cliente, um para colega, um para alguém difícil, se tiver. Anote como você assina em cada caso e uma linha do que jamais escreveria (uma gíria, um "prezado" que não é seu). É daqui que sai a voz dele: rascunho no seu tom é o que faz você só conferir em vez de reescrever.

3. A lista de sistemas

Tudo o que você abre num dia normal: e-mail, agenda, WhatsApp, o sistema da clínica ou do escritório, o ERP (o sistema de gestão da empresa), a planilha que ninguém admite que é o sistema de verdade. Ao lado de cada um: o que você faz lá e o que só você pode mexer. Uma advogada, por exemplo, lista o sistema do tribunal e marca que ali ninguém protocola além dela; o agente vai vigiar prazos e montar minutas, e a intimação continua sendo dela.

4. A fronteira: o que ele jamais pode fazer

Responda a três perguntas por escrito. O que ele jamais faz sozinho? Quem ele jamais contata? Que dado é sagrado? Escreva mesmo o óbvio. "Nunca responde sobre valores." "Nunca escreve para o meu sócio em meu nome." "Prontuário não sai dali." Cada linha vira uma regra que ele não cruza nem por engano, e é a parte da entrevista que mais protege você.

5. O canal onde ele vai morar

O agente conversa com você por um aplicativo de mensagens, numa conversa que só vocês dois têm. Durante o piloto ele mora no Telegram (um aplicativo de mensagens gratuito, parecido com o WhatsApp); o WhatsApp entra a partir do plano Completo, se fizer sentido no seu fluxo, e isso fica combinado por escrito na entrevista. Instale o Telegram antes da entrevista: leva cinco minutos e usa o seu número. É nesse canal que chegam os lembretes, que você pergunta e que dá as correções.

Checklist para copiar

Copie para o bloco de notas e vá marcando.

[ ] Acessos de leitura decididos e escritos: quais caixas, qual agenda, quais sistemas.

[ ] Três e-mails meus, do meu tom, separados. Como assino em cada caso. O que eu jamais escreveria.

[ ] Lista de sistemas do dia a dia, com o que faço em cada um e o que só eu posso mexer.

[ ] A fronteira em três respostas: o que ele jamais faz sozinho, quem jamais contata, que dado é sagrado.

[ ] Telegram instalado no celular.

[ ] 60 a 90 minutos reservados na agenda, sem interrupção.

Em uma frase

Cinco itens (acessos por escrito, três e-mails, sistemas, fronteira e canal) fazem o agente nascer certo e dentro do prazo.

O que você faz agora

Separe os três e-mails hoje, enquanto lembra quais são; o resto da lista cabe em meia hora na véspera da entrevista.