Como corrigir o agente (e por que uma vez basta)

A promessa

O que você disser uma vez vira regra permanente. O agente tem memória de longo prazo: cada preferência sua (tom, assinatura, horário, o que nunca fazer, onde buscar cada dado) fica guardada como um item curto e vale em tudo o que ele produz dali em diante. Não é preciso lembrá-lo nem configurar nada. Você diz, ele guarda, pronto.

E a promessa tem um verso: preferência repetida é defeito, não estilo. Se você precisou dizer a mesma coisa duas vezes, o problema não é você explicando mal nem "o jeito dele". É defeito nosso, e defeito a gente conserta na causa, no agente, sem cobrar de você. Foi assim que a regra nasceu: a primeira usuária ditou o modelo de resposta três vezes e, na terceira, ainda recebeu um menu de versões. Virou lei da casa: uma versão, no tom dela, e ninguém repete pedido.

Como dar a correção

Uma frase, no canal do agente (Telegram ou WhatsApp, conforme o plano), na hora em que você percebe. Sem e-mail, reunião ou formulário. Diga o que estava errado e como você quer.

Ele confirma o que entendeu, com as próprias palavras. Leia a confirmação: se ela vier diferente do que você quis, corrija a confirmação também. Depois disso, acabou; a regra vale para o próximo rascunho e para todos os seguintes.

Corrigir direto no rascunho e enviar resolve aquele e-mail. A frase no canal resolve os próximos. Faça as duas coisas quando o erro for padrão; só a primeira quando for coisa de uma vez.

Exemplos

Todos fictícios, para você ver o formato.

• Tom. "Dora, com a equipe é 'você', não 'senhor'. E menos formal: a gente se conhece."
• Assinatura. "Nos e-mails para fora, assina 'Ana Ribeiro, Contabilidade Ribeiro'. Para dentro, só 'Ana'."
• Horário de lembrete. "Prazo me lembra às 8h, não às 7h. E nada depois das 20h."
• Fronteira. "Honorários nunca viram rascunho; só me avisa que chegou."
• Prioridade. "E-mail daquele escritório é sempre urgente, mesmo que pareça rotina."
• Onde buscar. "Situação de cliente você olha no sistema, não na planilha antiga."

Repare no formato: nome dele, o que muda, uma frase. Sem justificar nem pedir com jeitinho.

O que você não precisa repetir

• O que já disse na entrevista. Tom, assinatura, sistemas, fronteira: ele já nasceu com isso.
• O que corrigiu uma vez. Se voltar, avise a gente.
• O que é regra de fábrica. Não envia sem você, não inventa, não fala com terceiro sozinho, só lê nos seus sistemas. Nenhuma correção sua é necessária para isso valer, e nenhuma pode desligar.

Quando a correção não pega

Aconteceu com a primeira agente, e a história explica o método. Um lembrete de prazo sobre uma pessoa que já não deveria estar na lista chegou três vezes no mesmo dia. Bronca não resolveria: a causa era a lista de onde o agente tirava os nomes, desatualizada. A correção virou código, com testes que rodam antes de qualquer lembrete sair. O erro nunca mais voltou, e ninguém repetiu nada.

É esse o combinado. Se algo que você corrigiu voltar, diga no check-in com a Sabrina, ou antes, na hora. A gente investiga a causa e conserta lá. E quando o erro já se espalhou por vários rascunhos, ele desfaz e avisa: reescreve todos de uma vez, cada um na conversa certa e para a pessoa certa, e reconfere até sobrar zero.

Em uma frase

Uma frase, no canal, uma vez: vira regra permanente; se precisar repetir, o defeito é nosso e a gente conserta na causa.

O que você faz agora

Na primeira semana, sempre que algo incomodar num rascunho ou lembrete, mande a frase de correção na hora, mesmo que pareça pequeno; é assim que ele fica com a sua cara em poucos dias.